Privacyverklaring.

1. Wie wij zijn

Hooklyne is een B2B sales-intelligence dienst gevestigd in Nederland. We helpen salesteams relevante aanleidingen te vinden om prospects te benaderen en personaliseren outreach in de stem van de afzender. Verwijzingen naar "Hooklyne", "wij", "ons" of "onze" in deze verklaring betreffen de entiteit die deze dienst exploiteert.

Voor vragen over deze verklaring of je persoonsgegevens, mail naar: privacy@hooklyne.com

2. Gegevens die we verzamelen over websitebezoekers

Bij een bezoek aan deze website kunnen we verzamelen:

• Informatie die je via ons contactformulier indient: naam, bedrijf, mailadres en bericht
• Basale technische gegevens die je browser automatisch meestuurt: IP-adres, browsertype, bezochte pagina's en referrer

We gebruiken Google Analytics en Microsoft Clarity om te meten hoe bezoekers de website gebruiken. Microsoft Clarity registreert geanonimiseerde interactie-gegevens (klikken, scrollen, muisbewegingen) om bruikbaarheidsproblemen op te sporen, met de inhoud van invoervelden standaard gemaskeerd. Analytics-tools laden alleen als je cookies accepteert via de banner. Data wordt verwerkt door Google LLC en Microsoft Corporation en kan onder Standard Contractual Clauses buiten de EER worden overgedragen. We gebruiken geen advertentie-trackers of cross-site tracking.

3. Hoe we je gegevens gebruiken

• Inzendingen via het contactformulier - om op je vraag te reageren en, als je klant wordt, om je account te beheren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst of gerechtvaardigd belang.
• Technische gegevens - om de website veilig en correct te laten functioneren. Grondslag: gerechtvaardigd belang.

4. Prospect-data - onze dienst

De kerndienst van Hooklyne bestaat uit het onderzoeken en voorbereiden van outreach voor B2B sales-prospects namens onze klanten. Daarbij verwerken we persoonsgegevens van zakelijke contactpersonen (zoals naam, zakelijk mailadres, functie, bedrijf en publiek beschikbare zakelijke activiteit).

Deze data komt uit publiek beschikbare zakelijke bronnen en externe zakelijke databronnen die onder hun eigen rechtmatige grondslag opereren. We verwerken deze data uitsluitend voor zover nodig voor onze dienst en bewaren deze niet langer dan vereist voor de relevante outreach-activiteit.

Rol onder de AVG: Hooklyne treedt op als verwerker namens haar klanten, die de verwerkingsverantwoordelijken zijn. Onze klanten bepalen het doel en de reikwijdte van de outreach. We verwerken data uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies van klanten en in overeenstemming met een Verwerkersovereenkomst (DPA), die is opgenomen in de servicevoorwaarden die bij eerste gebruik van het portaal worden geaccepteerd. Een kopie van onze DPA is op verzoek beschikbaar via privacy@hooklyne.com.

Grondslag voor B2B-prospecting: B2B-outreach gericht aan personen in hun professionele hoedanigheid is doorgaans toegestaan onder artikel 6(1)(f) AVG (gerechtvaardigd belang), op voorwaarde dat de outreach relevant en proportioneel is en personen zich eenvoudig kunnen afmelden. Onze klanten zijn verantwoordelijk om hieraan te voldoen.

5. Accountgegevens van klanten

Als je een Hooklyne-account aanmaakt slaan we de gegevens op die we nodig hebben om de dienst voor je te draaien:

• Identiteit en login - mailadres, wachtwoord-hash, taalvoorkeur, team-lidmaatschap en rol (Manager of Member).
• Productstatus - kleine markers zodat het portaal op elk apparaat hetzelfde werkt: wanneer je de producttour hebt afgerond, wanneer je voor het laatst de "Wat is nieuw"-pagina hebt geopend, welke mail-app je hebt gekozen voor de "Open in mail"-knop (standaard, Gmail of Outlook), en je notificatievoorkeuren.
• Notificatievoorkeuren - een persoonlijke JSON-instelling waarin staat welke lifecycle-mails je wilt ontvangen (signal alerts, prospect klaar, meeting-prep klaar, ochtendbriefing, weekoverzicht, team-alerts voor Managers, drop-off-recovery nudges en escalatie-updates). Alle voorkeuren staan standaard aan en zijn op de Settings-pagina altijd uit te zetten.
• Billing-mirror - we bewaren een kopie van een beperkte set Stripe-velden op je accountrij zodat het portaal het juiste plan, de verlengingsdatum en de status kan tonen zonder elke paginaweergave terug te bellen naar Stripe. Het gaat om je Stripe customer- en subscription-ID, abonnementsstatus, plan, factuurinterval, einde van de huidige periode, "cancel at period end"-vlag, einddatum van een eventuele proefperiode en of je account op handmatige facturatie staat. Stripe blijft de bron van waarheid voor billing-data; de mirror wordt door Stripe-webhooks bijgewerkt en alleen gebruikt voor de UI en toegangskeuzes binnen het portaal.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (om de dienst te draaien waarvoor je je hebt aangemeld) en gerechtvaardigd belang (om het portaal bruikbaar en je account veilig te houden).

6. Teambeheer

Hooklyne ondersteunt teams met meerdere zitplaatsen. Managers kunnen collega's via mail uitnodigen, hun rol wisselen tussen Manager en Member, en leden verwijderen. Heeft een workspace een toegestaan maildomein ingesteld, dan worden uitnodigingen naar andere domeinen geweigerd. Verwijderde leden worden soft-deleted (hun rij wordt op inactief gezet) zodat prospect-historie en audit-trails intact blijven.

Per teamlid zichtbaar: naam, mailadres, rol en status (uitgenodigd, actief, verwijderd). Leden kunnen een workspace verlaten door hun Manager of onze support te contacteren.

7. Geautomatiseerde mails en hoe je je afmeldt

Het portaal stuurt een beperkte set operationele en productmails: accountbevestiging en wachtwoordreset, lifecycle-nudges (een signup-nudge na zeven dagen en een wizard-nudge na drie dagen als je je setup nog niet hebt afgerond), workspace-overzichten (ochtendbriefing, weekoverzicht), per-lead notificaties (signal alerts, prospect klaar, meeting-prep klaar), team-alerts voor Managers en escalatie-updates wanneer een lead naar admin-review gaat.

Elke productmail bevat een link naar je notificatievoorkeuren. Lifecycle-nudges en escalatie-updates zijn elk los uit te zetten op de Settings-pagina; de overige categorieën op dezelfde manier. Accountbevestiging, wachtwoordreset en factuur-mails zijn transactioneel en worden altijd verstuurd.

8. Prospect-data die we namens jou verzamelen

Vraag je Hooklyne om een bedrijf te onderzoeken of een contact te vinden, dan bevraagt onze engine publieke zakelijke bronnen en onze externe dataleveranciers en schrijft het resultaat naar jouw workspace. De data die we per prospect kunnen verzamelen omvat bedrijfsnaam en -domein, functietitel, LinkedIn-profiel-URL en een geverifieerd zakelijk mailadres.

Voor elke contact-zoekactie houden we daarnaast een interne forensische registratie bij (de pool van overwogen kandidaten, de matching-tier per kandidaat, parse-signalen en grounding) in een aparte audit-tabel. Deze auditdata bewaren we voor debugging, kwaliteitsbewaking en geschilbeslechting. Ze worden niet voor marketing gebruikt en zijn niet zichtbaar voor andere klanten.

Anonieme previews: in de contact-evaluatiestap verbergt het portaal bewust kandidaatnamen en LinkedIn-URLs totdat je een credit inzet om een specifieke kandidaat te onthullen. Dit is een eerlijkheidsmaatregel zodat de dienst niet puur gebruikt wordt om door onze onderliggende data te bladeren. Anonieme previews zijn geen grond voor terugbetaling.

Grondslag: gerechtvaardigd belang onder artikel 6(1)(f) AVG voor B2B-prospecting. Jij bent de afzender van de outreach; Hooklyne treedt op als verwerker voor de prospect-data in jouw account.

9. Als je een prospect bent - jouw rechten

Heb je outreach ontvangen die via Hooklyne is gegenereerd en wil je van de prospect-lijst van de afzender worden verwijderd? Neem rechtstreeks contact op met de afzender of mail naar privacy@hooklyne.com. We geven je verzoek door aan de betreffende klant en zorgen dat je gegevens worden onderdrukt.

Onder de AVG heb je recht op: inzage in je gegevens, correctie van onjuistheden, verwijdering, beperking van de verwerking, en bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Mail naar het bovenstaande adres om een recht uit te oefenen.

10. Sub-verwerkers

We werken met een beperkte set externe verwerkers om onze dienst te leveren: infrastructuur- en hosting-providers, zakelijke contactdata-providers, mailverificatiediensten en taalmodel-providers voor onderzoek en drafting. Met elk hebben we een schriftelijke verwerkersovereenkomst.

Een actuele lijst van sub-verwerkers, inclusief functie en verwerkingslocatie, is op verzoek beschikbaar via privacy@hooklyne.com en wordt meegeleverd als onderdeel van onze DPA. We informeren klanten vooraf bij elke materiële wijziging op deze lijst en bieden ruimte voor redelijk bezwaar voordat een nieuwe sub-verwerker wordt ingeschakeld.

11. Internationale doorgifte

Hooklyne wordt vanuit Nederland geëxploiteerd en de primaire verwerking van klant- en prospect-data vindt plaats binnen de Europese Economische Ruimte. Een aantal van onze sub-verwerkers, waaronder bepaalde taalmodel- en analytics-providers, is buiten de EER gevestigd (met name in de Verenigde Staten).

Bij doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER vallen die onder de Standard Contractual Clauses van de Europese Commissie en, waar van toepassing, aanvullende maatregelen zoals encryptie tijdens transport en in rust, dataminimalisatie en contractuele beperkingen op verder gebruik. We verkopen geen persoonsgegevens.

12. Bewaartermijnen

Contactformulier-data wordt bewaard zolang nodig om de vraag of klantrelatie te beheren, en niet langer dan 3 jaar na het laatste contact. Prospect-data wordt alleen bewaard tijdens actieve outreach-campagnes en wordt verwijderd op verzoek van de klant of bij beëindiging van het contract. Audit-records van contact-zoekacties bewaren we zolang de gekoppelde workspace actief is, voor forensische debugging en geschilbeslechting.

13. Betalingsverwerking

Betalingen worden verwerkt door Stripe, Inc. Hooklyne slaat geen creditcard- of betaalgegevens op en heeft daar ook geen toegang toe. Bij een betaling worden je kaartgegevens rechtstreeks en versleuteld naar de servers van Stripe verzonden - ze passeren nooit onze systemen. Stripe verwerkt je betalingsgegevens als verwerker namens Hooklyne op basis van een verwerkersovereenkomst. Stripe kan persoonsgegevens buiten de EER verwerken; in dat geval zijn Standaard Contractuele Bepalingen van toepassing. Meer over hoe Stripe omgaat met je gegevens vind je op stripe.com/privacy.

14. Cookies

We gebruiken functionele cookies en, met jouw toestemming, Google Analytics-cookies om sitegebruik te meten. Zie ons Cookiebeleid voor details.

15. Wijzigingen in deze verklaring

We kunnen deze verklaring bijwerken als onze praktijken veranderen. Materiële wijzigingen worden via de website gecommuniceerd. De datum bovenaan deze pagina is de meest recente herziening.

16. Klachten

Vermoed je dat we onrechtmatig met je data zijn omgegaan, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl